Lista 6 porad przy przenosinach do nowego biura

Lista 6 porad przy przenosinach do nowego biura

1. Harmonogram i czas

Jak to mówią, czas to pieniądz. Szczególnie, gdy mówimy o przenosinach kompletnego biura w gorącym okresie projektowym. W tym przypadku warto dostosować swoje oczekiwania do realiów. Biorąc pod uwagę złożoność projektów, oraz dużą ilość zaangażowanych stron (właściciel obiektu, inwestor, inwestor zastępczy, inspektorzy, generalny wykonawca, podwykonawcy, urzędnicy dokonujący odbiorów… Wiele rzeczy może się poprzesuwać w czasie. Z naszego doświadczenia typowe przenosiny trwają nawet do 12 miesięcy.

Pomocne będzie tutaj opracowanie szczegółowego planu przenosin, zawierający kluczowe kamienie milowe oraz daty. Pozwoli to kontrolować osoby odpowiedzialne i upewnić się, że wszystko przebiegnie sprawnie. Chętnie pomożemy w stworzeniu odpowiedniego harmonogramu. Uwzględnimy w tym specyficzne wymagania, jak wykonywanie prac w nocy czy w weekendy.

2. Koszty

Przed rozpoczęciem prac warto pochylić się nad dokładnym budżetem. Sytuacja na rynku budowlanym jest obecnie bardzo dynamiczna. Ceny materiałów i robocizny zmieniają się z miesiąca na miesiąc, duże firmy budowlane mają coraz większe problemy z płynnością finansową. Nic nie da większej gwarancji sukcesu niż dobrze przygotowany budżet i harmonogram prac.

Pierwszym krokiem do tego etapu jest dokładne określenie potrzeb. Częstym błędem jest planowanie biura pod obecne potrzeby. Tuż po przeprowadzce okazuje się, że brakuje miejsca na konieczne powiększenia działów. Chętnie doradzimy przy podziale użytkowym powierzchni, koniecznych buforach i możliwościach zwiększenia liczby stanowisk w przyszłości.

Przy wynajmie nowych powierzchni trzeba pamiętać o konieczności zapłacenia kaucji, czynszu oraz opłat dla pośredników. Warto zrobić rozeznanie przed podpisaniem umowy, aby uniknąć niespodzianek. Jeśli chodzi o koszty projektu zachęcamy do sprawdzenia naszego artykułu o przygotowywaniu budżetu dla projektów fit-out. MAREMONT chętnie pomoże w przygotowaniu całego projektu nowego biura w wykonaniu „pod klucz”.

Dodatkowo, jeśli będziesz chciał wykorzystać część mebli z istniejącego biura, to pomożemy zorganizować transport i ustalić harmonogram.

3. Bezpieczeństwo

W nowej przestrzeni biurowej musisz upewnić się, że spełnione zostaną wszystkie przepisy bezpieczeństwa. W przypadku jakichkolwiek naruszeń nie będzie możliwe uzyskanie pozwolenia na użytkowanie. Może to doprowadzić do znacznego przekroczenia budżetu i wielomiesięcznego opóźnienia w przeprowadzce. Warto pamiętać o przygotowaniu również wewnętrznych procedur. Instrukcje ewakuacji, place zbiórki czy osoby odpowiedzialne za sprawną ewakuację to w obecnych czasach niezbędne minimum. Do tego należy zadbać o odpowiednie rozmieszczenie gaśnic, tabliczek ewakuacyjnych, oświetlenia awaryjnego i hydrantów. Postawienie właściwych znaków nie trwa długo, ale jest to ważny krok, którego nie można pominąć.

Więcej informacji o wymogach co do przestrzeni, oświetlenia i innych aspektów prawa budowlanego znajdziesz tutaj.

4. Pracownicy

Przeprowadzka to nie tylko ważne wydarzenie w życiu firmy, ale też duża zmiana dla wszystkich pracowników. Warto pomyśleć zawczasu o odpowiedniej komunikacji. Pracownicy będą zainteresowani nie tylko nową lokalizacją czy dostępem miejsc parkingowych. Nierzadko można od nich uzyskać dobry wkład do dyskusji na temat organizacji miejsca pracy, identyfikacji wizualnej czy wystroju.

Dialog będzie tu korzystny dla obu stron i rozwieje wiele niepewności powstających przy przeprowadzce. Pozwoli też zapewnić lepszą współpracę przy samej przeprowadzce i szybszą aklimatyzację w nowej przestrzeni. Konsultacje planów ze związkami zawodowymi potrafi również poprawić relacje na linii pracodawca-związki co z pewnością zaprocentuje w przyszłości.

5. Branding i PR

Nowe biura to również łakomy kąsek dla działu PR firmy. Jest to jasny sygnał dla klientów i akcjonariuszy, że firma rozwija się prężnie, a wskaźniki idą w dobrym kierunku. Warto wykorzystać tę informację, aby poprawić wizerunek firmy.

Ponadto nowa lokalizacja to często bliskość nowych klientów. Warto rozejrzeć się po okolicy, z kim będzie się teraz sąsiadować. Podczas wspólnych wypadów na lunch czy na kawę udało się dobić niejeden świetny interes.

Nie zapomnij poinformować nowych sąsiadów oraz obecnych klientów o swojej przeprowadzce!

6. Dotrzymywanie terminów

Jest to prawdopodobnie jedna z najważniejszych części procesu przeprowadzki. Dotrzymanie terminu może być trudne, gdy masz tak wiele zadań, którymi próbujesz zarządzać. Dlatego musisz być zorganizowany i mieć kontrolę.

Zapisz sobie terminy dla każdego zadania, które czeka na ukończenie. Bądź w kontakcie z firmami, z którymi pracujesz. Praca z wieloma firmami może być trudna, szczególnie gdy twoja firma nie posiada ekspertów w tych dziedzinach. Dlatego powinieneś wybrać Maremont. Do projektu zostanie przydzielony dedykowany kierownik projektu, dzięki czemu uzyskasz jeden punkt kontaktowy. To daje Ci czas na skoncentrowanie się na swojej działalności.

Po prostu zostaw nam to, co robimy najlepiej!