Fit out – jak prawidłowo przygotować budżet?

Fit out – jak prawidłowo przygotować budżet?

Posiadamy duże doświadczenie i wiele zrealizowanych projektów fit out. Dzięki temu przedstawimy listę najważniejszych rzeczy, które należy wziąć pod uwagę przy przygotowywaniu budżetu. Będzie to lista kompletnych kosztów, umożliwiająca przekształcenie przestrzeni zgodnie z wymaganiami.

Pragniemy Państwu wyjaśnić jak należy prawidłowo rozbić koszty na podstawowe 8 kategorii, oraz co uwzględnić w każdej z nich. Przygotowanie budżetu jest bardzo ważne, umożliwia bowiem dokładne rozliczenie inwestycji oraz ścisłe monitorowanie kosztów.

Postaramy się również rzucić okiem na kluczowe słownictwo i żargon ekspercki, oraz przedstawić, jak drobne modyfikacje potrafią wpłynąć na całkowity koszt projektu.

1. Koszty przygotowawcze i projektowe fit out

Koszty wstępne zawierają w sobie takie operacje jak: opracowanie koncepcji i wizualizacji, project management, przygotowanie wstępne powierzchni i inwentaryzacje. W kosztach tych należy również ująć podłączenie mediów tymczasowych, przygotowanie zaplecza sanitarnego dla pracowników budowlanych, ochrony osobiste dla gości i pracowników, ochrona obiektu. W tej kategorii warto również pamiętać o kosztach związanych z uzyskaniem pozwoleń, odbiorów oraz rozruchów testowych.

Z reguły koszty projektowe i przygotowawcze stanowią ok 5-10% kosztów całkowitych projektu. Z doświadczenia wiemy, że nie warto jednak oszczędzać na tych kategoriach. Dobry projekt pozwala uzyskać nie tylko świetny efekt wizualny, ale też pozwala zaoszczędzić pieniądze. Prawidłowy dobór materiałów, wykończeń oraz rozplanowania przestrzeni zwróci się z nawiązką podczas prac budowlanych jak i użytkowania budynku.

Dla przykładu, redukcja wielkości lady recepcyjnej ze 184 cm na 180 cm potrafi przynieść oszczędność rzędu 30% w całkowitych kosztach materiałów i transportu.

Dobry projekt jest gwarancją udanego fit outu.

Należy pamiętać, że demontaże to nie tylko koszty, ale też i czas. Zaplanuj odpowiednią ilość czasu wraz z buforami!

2. Demontaże

Niejednokrotnie zdarza się, że przejmowany obiekt służył wcześniej innemu najemcy. W związku z tym, przed rozpoczęciem prac należy odpowiednio przygotować tę przestrzeń. Zakładając, że pod projekt przyjmowane jest kompletne biuro, to w zakres prac wchodzi usunięcie mebli oraz sprzętów. Kolejnym krokiem będą demontaże niepotrzebnych instalacji, pokrycia podłóg oraz ścian. W ostatnim etapie demontowane są niepotrzebne ściany działowe. Wszystkie te koszty są bardzo zależne od sytuacji zastanej i stanu docelowego. Zdarzają się też przypadki, gdzie część elementów wykończenia może zostać zachowana dla nowego biura.

Zakładając, że przejmowana przestrzeń ma już fit out typu A, to koszt przygotowania powierzchni wynosi ok 10% całkowitych kosztów projektu.

3. Prace instalacyjne oraz strukturalne

Bez wątpliwości jest to kategoria generująca największe koszty. Zwyczajowo stanowi ona ok 35-40% kosztów całkowitych projektu. W jej skład wchodzą:

  • Instalacje klimatyzacji i wentylacji
  • Instalacje wod-kan
  • Ogrzewanie
  • Oświetlenie budynkowe i ambient
  • Instalacja elektryczna (gniazdka, przełączniki, podłączenia)
  • Instalacje teletechniczne
  • Biały montaż (toalety, umywalki, etc.)

Warto sprawdzić co dokładnie wchodzi w zakres projektowy. Często biały montaż jest w zakresie części wspólnych i nie ma wtedy konieczności wliczania go w koszt projektu.

4. Wydzielenia przestrzeni

Po przygotowaniu instalacji, można przejść do podziału funkcjonalnego przestrzeni. W tej kategorii ująć należy sufity, ściany działowe oraz drzwi. Oczywiście prawidłowo przygotowany budżet powinien zawierać szczegółowy podział wraz z listą materiałową. Taka lista powinna zawierać m² ścian i sufitów, ilość drzwi oraz ich typ. Z doświadczenia wiemy, że uśredniony koszt tych elementów to ok 20% całkowitych kosztów projektu.

Sufity podwieszane są droższe od sufitów tynkowanych. Najdroższe są sufity napinane, stworzone poprzez rozciągnięcie folii lub materiału pomiędzy ramami.

Open space jest tańszy w wykończeniu od wydzielonych biur. Biura taniej jest wydzielić za pomocą płyt GK, niż szklanych ścian. W przypadku dużej ilości wydzieleń, koszty przeszkleń i drzwi bardzo szybko zaczynają zwiększać koszt projektu.

5. Wykończenie ścian, podłóg i dekoracje

Ta kategoria rozumie się sama przez siebie. Koszty będą tu bardzo mocno zależały od wybranych rozwiązań. Dla porównania, m² białej ściany kosztuje ok 25 zł/m², a obicie takiej ściany filcem może kosztować już 180 zł/m².

Nie można jednak zapominać, że w dużej mierze to właśnie ta kategoria odpowiada za efekt „wow”. Odpowiednia kolorystyka potrafi wizualnie rozdzielić strefy i podświadomie sugerować ich przeznaczenie. W biurach typu open-space, bez fizycznych wydzieleń, odpowiednia kolorystyka ułatwia orientację w przestrzeni oraz poprawia komfort.

W przypadku pominięcia fizycznych ścian warto tez pomyśleć o elementach poprawiających akustykę. Pokrywając zaledwie 15-20% ściany panelami akustycznymi oraz dodając akustyczne ścianki działowe jesteśmy w stanie znacząco poprawić komfort pracy.

Średnio można przyjść, że koszt tych wykończeń stanowi ok 10% kosztów projektu.

Fit out - przygotowanie budżetu
Fit out – przygotowanie budżetu

6. Sprzęt Audio-Video

Czym było by biuro bez sprzętu AV? Projektory, telewizory, systemy audio i telekonferencyjne. Te wszystkie elementy szybko potrafią podnieść koszty inwestycji, i są bardzo zależne od przeznaczenia biura. Instalacja w biurze firmy informatycznej, outsourcingowej swoje projekty do klientów zagranicznych będzie wyglądała zupełnie inaczej niż open space dla BPO. Warto tutaj pochylić się nad oddzielną wyceną, aby uniknąć pomyłek i niedoszacowań.

7. Montaże i wykończenie

Po przygotowaniach montażu pora na to, co nadaje wnętrzu charakter. Lady recepcyjne, pionowe ogrody na ścianach, punkty kawowe i strefy relaksu. W skład wchodzą również wszystkie rozwiązania „szyte na miarę”, oświetlenie ambientowe, żyrandole, siłownie. W dobie rynku pracownika, firmy coraz częściej starają się przyciągnąć pracowników komfortem pracy. Wygodne stanowisko, biurko z możliwością pracy w pozycji siedzącej jak i stojącej, siłownia, strefa relaksu, pokój gier. To wszystko przyciąga pracowników eksperckich i podnosi wydajność pracy.

8. Meble

Biurka, krzesła, stoły w salach konferencyjnych, boxy, półki czy budki telefoniczne. Wybór rozwiązań jest ogromny – od nowoczesnych, futurystycznych mebli, przez rozwiązania wzorowane na XIX wiecznej klasyce aż po rozwiązania budżetowe. Bez względu na to co wybierzesz, chętnie doradzimy w zakresie zarówno wizerunkowym jak i materiałowym.

Chętnie pomożemy Ci przejść przez proces kreowania budżetu. Doradzimy na etapie wyboru koncepcji, zaproponujemy optymalizacje kosztowe oraz dogodny harmonogram realizacji. O korzyściach płynących z remontu przestrzeni biurowych możesz przeczytać tutaj.